Принцип «короткие дела – делаем сразу»

У вас наверняка такое бывало: пришло какое-нибудь письмо, вы его открываете и понимаете, что для ответа на него нужно немного времени (допустим, минут 5). Но у вас сейчас другие срочные дела, поэтому вы говорите себе «потом отвечу», после чего переключаетесь на «горящие» вопросы. А уже потом, когда со срочным покончено, вы возвращаетесь к тому письму и отвечаете уже на него. Самое интересное, что в процессе вашего дня может быть так, что вы не один и даже не два раза натыкаетесь взглядом на это пись…

А если таких «незначительных писем» много? А если они уже скопились в вашем почтовом ящике и ждут своего часа (ну когда уже все срочные дела разгребутся и вы займетесь, наконец, несрочными, которых скопилась уже целая куча)? Тогда не удивительно, что вы к концу дня ощущаете себя как выжатый лимон.

А как делать вместо этого? – Можно взять себе на вооружение простое правило: если в поле вашего внимания попадает вопрос, который можно решить меньше чем за 5 минут, то делаете его сразу же, не откладывая. А чтобы такие вопросы не попадались на глаза слишком часто, можно настроить свою работу таким образом, чтобы никакие уведомления (несрочные) не отвлекали вас от дел, если вы заняты чем-то очень важным и срочным.

Итого: пришло письмо, и вы его заметили – открываете и понимаете, что этот вопрос можно решить быстро (например, отправить коллеге какой-то конкретный файл) – делаете его тут же (раз уж открыли), и закрываете этот вопрос, больше к нему не возвращаясь. Сделано! И нет лишних трат энергии на повторное возвращение внимания к этому пустяковому делу.